SIGNOVA membantu penerbitan tanda tangan elektronik pada dokumen PDF serta pemeriksaan keutuhan isinya. Dilengkapi QR Code untuk membuka halaman pemeriksaan secara cepat dan kode pemeriksaan unik SHA-256 untuk memastikan isi dokumen belum pernah diubah.
9f86d081884c7d65…d6c15b0f00a08
Dirancang agar mudah digunakan oleh dosen, mahasiswa, maupun staf administrasi dengan alur yang ringkas dan transparan.
Penandatangan cukup mengisi informasi dokumen (nomor surat, judul, dan kategori), memilih letak QR Code pada halaman terakhir PDF (Kanan Bawah, Kiri Bawah, atau Kanan Atas), lalu mengunggah file PDF. Sistem langsung menempelkan blok QR Code beserta identitas profil akun penandatangan.
SHA-256 adalah kode pemeriksaan unik sepanjang 64 karakter yang dihasilkan dari isi file PDF (bukan enkripsi, melainkan sidik jari digital dokumen). Jika seseorang mengubah satu huruf, angka, atau spasi di dalam file PDF setelah diterbitkan, kode SHA-256 file tersebut akan langsung berubah seluruhnya sehingga sistem dapat mendeteksi bahwa file tidak lagi sesuai dengan dokumen yang tercatat.
QR Code pada dokumen berfungsi sebagai tautan cepat untuk membuka halaman pemeriksaan dokumen menggunakan kamera ponsel. Siapa pun dapat memeriksa status dokumen tanpa perlu memiliki akun. Apabila terdapat kesalahan penerbitan surat, penandatangan terkait dapat melakukan Pencabutan Dokumen kapan saja.
Proses dari pengunggahan dokumen PDF oleh penandatangan hingga pemeriksaan keutuhan dokumen oleh penerima.
Penandatangan masuk ke akun SIGNOVA, mengisi nomor surat, judul dokumen, serta memilih posisi QR Code. Data nama lengkap, NIP/NIM, dan jabatan otomatis diambil dari profil akun yang sedang aktif.
Sistem menghitung kode pemeriksaan keutuhan file (SHA-256), mengunci informasi dokumen dengan kode pengaman server (HMAC-SHA256), lalu menempelkan QR Code pada halaman terakhir PDF.
Penerima surat cukup memindai QR Code dengan kamera HP atau mengunggah file PDF ke halaman Verifikasi Dokumen untuk memastikan dokumen tersebut terdaftar di sistem dan isinya tidak mengalami perubahan.
e3b0c44298fc1c149afbf4c8996fb92427ae41e4649b934ca495991b7852b855
9f86d081884c7d659a2feaa0c55ad015a3bf4f1b2b0b822cd15d6c15b0f00a08
SIGNOVA menggunakan metode pemeriksaan keutuhan berkas dan kode pengaman internal pada server aplikasi. Setiap istilah teknis dijelaskan secara terbuka agar pengguna memahami cara kerja dan batasannya secara akurat.
SHA-256, serta bukan merupakan penyelenggara sertifikasi elektronik tersertifikasi PSrE maupun sistem PKI kunci publik/privat.
SHA-256 bukanlah enkripsi penyembunyi isi file, melainkan fungsi penghitung kode unik sepanjang 64 karakter dari isi file PDF. Jika isi file PDF yang diunggah saat pemeriksaan sama persis dengan file saat diterbitkan, maka kode SHA-256 keduanya akan cocok.
Setiap dokumen diberi UUID (Kode Unik Dokumen) yang dikemas ke dalam gambar QR Code pada halaman terakhir PDF. QR Code ini bukan sertifikat elektronik itu sendiri, melainkan penunjuk alamat web menuju halaman pemeriksaan dokumen di server aplikasi.
HMAC-SHA256 menggabungkan Kode Unik Dokumen (UUID), Nomor Surat, NIP/NIM, waktu penerbitan, dan kode SHA-256 file bersama kunci rahasia internal server. Kode ini memastikan data catatan dokumen di database aplikasi tetap terjaga integritasnya.
Sistem mencatat riwayat waktu dan metode setiap kali dokumen diperiksa oleh publik. Jika suatu surat dinyatakan batal atau diganti dengan surat baru, penandatangan dapat mengubah statusnya menjadi dicabut (REVOKED).
Jawaban atas pertanyaan umum mengenai cara memeriksa maupun menerbitkan dokumen digital pada aplikasi SIGNOVA.
Klik menu Verifikasi Dokumen di bagian atas halaman, lalu unggah file PDF yang Anda miliki. Sistem akan memeriksa kode keutuhan file (SHA-256) tersebut dan mencocokkannya dengan data yang tercatat di database SIGNOVA. Jika isi file PDF belum pernah diedit sejak diterbitkan, sistem akan menampilkan status VALID (Terdaftar & Utuh).
Tidak perlu. Halaman pemeriksaan dokumen terbuka untuk umum tanpa harus masuk (login). Anda cukup memindai QR Code yang ada pada surat menggunakan kamera HP, atau langsung mengunggah file PDF ke halaman Verifikasi Dokumen. Akun hanya diperlukan bagi pengguna yang ingin menerbitkan dokumen baru.
VALID berarti dokumen tersebut terdaftar di database SIGNOVA, berstatus aktif, dan kode pemeriksaan file PDF-nya cocok (belum pernah diubah). REVOKED (Dicabut) berarti dokumen tersebut pernah diterbitkan di sistem, tetapi telah dibatalkan oleh penandatangan (misalnya karena ada revisi surat). INVALID (Tidak Terdaftar / Berubah) berarti kode file PDF tidak ditemukan di sistem atau isi file PDF telah mengalami perubahan setelah diterbitkan.
Penandatangan yang menerbitkan dokumen tersebut dapat masuk ke menu Daftar Dokumen, membuka rincian dokumen terkait, lalu melakukan Pencabutan Dokumen dengan menuliskan alasan pembatalannya. Setelah dicabut, siapa pun yang memindai QR Code pada surat lama tersebut akan melihat pemberitahuan bahwa dokumen sudah tidak berlaku.
Gunakan halaman verifikasi untuk memeriksa keutuhan file PDF yang Anda terima, atau masuk ke akun penandatangan untuk menerbitkan dokumen baru.